In veel magazijnen en productiehallen gaat meer tijd verloren aan zoeken dan aan het werk zelf. Een stellinglocatie met een vervaagd etiket, een pallet waarvan niet duidelijk is of hij is vrijgegeven, een planbord dat weken achterloopt. Samen kosten zulke details per week al snel uren.

Visueel management is de verzamelnaam voor maatregelen die informatie zichtbaar maken op de plek waar het werk gebeurt. Het komt uit de lean-hoek en sluit aan bij methoden als 5S. Wie een locatie of status in één oogopslag kan lezen, hoeft niet te vragen of te zoeken.

Een vaste code voor elke locatie

Magazijncodering begint met een logisch adressysteem van gang, stelling, vak en niveau. Op het etiket staan het locatienummer, vaak een barcode voor de scanner en waar nodig een pijl die aangeeft bij welk vak het etiket hoort. Waar de indeling vaak schuift, zijn gelijmde etiketten een blok aan het been: ze laten lijmresten achter.

Magnetisch in plaats van gelijmd

Op stalen stellingen ligt magnetische codering daarom voor de hand. MMS Magneetservice levert die in drie vormen. Magneetetiketten worden op maat bedrukt aan de hand van een Excel-bestand met de nummers en gegevens. Wie zelf print, gebruikt geperforeerde magneetetiketten op rol voor een thermotransferprinter. Voor coderingen die vaak wisselen zijn er magnetische etikethouders, open aan de boven- en zijkant, waarin papieren etiketten uit het eigen voorraadsysteem schuiven. Alle drie zijn te verwijderen en opnieuw te gebruiken zonder resten achter te laten.

Leesbaar op hoogte en in kleur

In hoogbouwmagazijnen is de afstand tot het bovenste vak het probleem. Een multilevel-etiket op de eerste ligger, met daarop alle niveaus van die kolom, lost dat op zonder hoogwerker. Grotere cijfers helpen ook; een vel papier met de beoogde letterhoogte op de juiste plek hangen is een eenvoudige test. Kleur voegt een tweede laag toe. Een rood magnetisch signaalbord aan de stellingkolom laat zien dat een locatie geblokkeerd is, nog voordat iemand de scanner pakt.

Kanban en scrum op het bord

Dezelfde gedachte geldt voor de planning. Een kanban- of scrumbord laat zien wat nog moet gebeuren, wat onderhanden is en wat klaar is. In de werkvoorbereiding en bij onderhoudsploegen werkt een fysiek bord vaak beter dan een scherm, omdat het team er dagelijks voor staat en de kaarten met de hand verschuift.

Op mms-magneet.nl staan de magneten die zo’n bord structuur geven. Rubriekkaarten van 270 bij 95 millimeter in zes kleuren markeren de kolommen, met teksten als backlog, to do, in progress, testing en done. Taakkaarten van 100 bij 80 millimeter komen per tien stuks, in zes kleuren, zodat prioriteit of afdeling aan de kleur te zien is. Rode hinderniskaarten markeren wat het werk ophoudt. Een basispakket bevat onder meer 18 taakkaarten, 6 storykaarten, 6 hinderniskaarten en een rol magneetlijn van 5 meter om het bord in te delen.

Klein beginnen

Een verstandige eerste stap is een zone of een team, niet de hele fabriek. Leg vast welke kleur wat betekent en hang die legenda zichtbaar op, anders heeft binnen een paar maanden elke ploeg een eigen kleurentaal. Een bord dat niet wordt bijgehouden, wordt binnen een paar weken genegeerd.